Änderungen mit Arcarius sicher ausführen

Arcarius führt keine Änderung ohne deine Zustimmung aus. Du bestätigst entweder eine konkrete Aktion oder verwendest eine passende Dauerfreigabe, die zuvor bewusst erteilt wurde.

Deine Rolle und Berechtigungen gelten weiterhin. Eine gesperrte Aktion bleibt auch dann gesperrt, wenn du sie im Chat anfragst.

Eine einzelne Änderung bestätigen

Bevor Arcarius eine Änderung ausführt, zeigt es dir eine Aktionskarte. Darauf siehst du das Ziel und die wichtigsten Änderungen.

Je nach Aktion kannst du:

• Genehmigen, um die angezeigte Aktion auszuführen;
• Bearbeiten oder eine Anpassung anfordern; oder
• Ablehnen, um die Aktion nicht auszuführen.

Mehrere zusammengehörige Änderungen können gemeinsam angezeigt werden. Arcarius verarbeitet sie anschliessend in der angezeigten Reihenfolge.

Buchungen und Rechnungen mit Belegen prüfen

Bei Buchungen sowie Kreditoren- und Debitorenrechnungen zeigt Arcarius eine eigene, prüfbare Vorschau. Kontrolliere insbesondere Datum, Gegenpartei, Kontierung, MWST, Beträge und Buchungstext.

Bei Buchungen und Kreditorenrechnungen kannst du passende hochgeladene Belege vor der Freigabe ansehen und – sofern mehrere vorhanden sind – auswählen, welche mitübertragen werden. Arcarius zeigt nach der Ausführung, ob ein Beleg erfolgreich an bexio angehängt wurde. Eine fehlgeschlagene Belegübertragung wird sichtbar ausgewiesen und kann erneut versucht werden.

Kreditorenrechnungen kannst du zunächst als bexio-Entwurf freigeben und danach definitiv buchen. Bei Debitorenrechnungen prüfst du zusätzlich Positionen und Zahlungsart. Bereits definitiv ausgestellte Rechnungen werden nicht stillschweigend geändert; eine Stornierung verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.

Was bedeutet „Immer erlauben“?

Bei geeigneten Aktionen kann auf der Aktionskarte zusätzlich Immer erlauben erscheinen. Damit erlaubst du dieselbe klar abgegrenzte Aktion auch bei späteren Anfragen, ohne sie jedes Mal erneut zu bestätigen.

Eine Dauerfreigabe gilt nicht allgemein für alle Änderungen. Sie bleibt begrenzt auf:

• das betreffende Unternehmen;
• das verbundene Buchhaltungssystem;
• die angezeigte Art der Aktion;
• die Rolle der ausführenden Person;
• das konkrete Ziel der Freigabe.

Beispiel: Eine Dauerfreigabe für die Bearbeitung eines Kunden gilt nur für den Kunden, der auf der Aktionskarte angezeigt wird. Eine Freigabe zum Erstellen neuer Kunden gilt nur für diese Erstellungsaktion im betreffenden Unternehmen und verbundenen Buchhaltungssystem.

Für welche Aktionen ist „Immer erlauben“ verfügbar?

Eine Dauerfreigabe kann derzeit angeboten werden für:

• Kunden erstellen
• einen bestimmten Kunden aktualisieren
• Lieferanten erstellen

Für die Deaktivierung eines Kunden und das Neuladen von Buchhaltungsdaten ist weiterhin eine einzelne Bestätigung erforderlich. Finanzielle oder löschende Aktionen können nicht dauerhaft freigegeben werden.

Immer erlauben erscheint nur, wenn die Funktion für das Unternehmen aktiviert ist, die Aktion dafür geeignet ist und du sowohl die Aktion ausführen als auch die entsprechenden Einstellungen verwalten darfst.

Eine Dauerfreigabe widerrufen

1. Öffne Einstellungen → Arcarius → Agent-Aktionsrichtlinien.
2. Gehe zu Aktive dauerhafte Freigaben.
3. Wähle die gewünschte Freigabe.
4. Klicke auf Widerrufen.

Danach kann die Freigabe keine neue Aktion mehr erlauben. Bei der nächsten passenden Aktion ist wieder eine einzelne Bestätigung nötig, sofern die Aktion nicht blockiert ist.

Aktionen für Rollen steuern

Unter Einstellungen → Arcarius → Agent-Aktionsrichtlinien können berechtigte Personen pro Rolle festlegen, ob eine Aktion bestätigt werden muss oder vollständig blockiert ist.

Unterstützt werden die Rollen Organisations-Inhaber, Organisations-Admin, Mandatsleitung und Mitarbeitende.

Eine Dauerfreigabe wird nicht pauschal in diesen Einstellungen eingerichtet. Sie entsteht immer aus einer konkreten Aktionskarte, auf der Ziel und Umfang sichtbar sind.

Wenn sich das Ziel oder die Verbindung ändert

Arcarius prüft vor jeder Ausführung erneut, ob Ziel, Verbindung, Berechtigung und Dauerfreigabe noch zusammenpassen.

Passt etwas nicht mehr, wird die Änderung nicht automatisch ausgeführt. Arcarius fordert stattdessen eine neue Bestätigung an.

Weiterlesen: One-on-One: Funktionen · Zusammenarbeit & Rechte.