Bis Ende Juni: Generalversammlung, GV-Protokoll und Verrechnungssteuer

Der Jahresabschluss ist gemacht – aber für AGs und GmbHs ist die Arbeit damit noch nicht ganz fertig. Es folgt ein kleiner, aber pflichtiger Teil: die ordentliche Generalversammlung mit ihrem Protokoll und – falls eine Dividende beschlossen wird – die Verrechnungssteuer. Und dafür tickt gerade die Uhr.

Die Frist: sechs Monate bis zur Generalversammlung

Die ordentliche Generalversammlung (bei der GmbH: die Gesellschafterversammlung) muss innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres stattfinden (Art. 699 OR für die AG, Art. 805 OR für die GmbH). Für Gesellschaften mit Kalenderjahr heisst das: bis zum 30. Juni. Diese Frist lässt sich per Statut verkürzen, aber nicht verlängern.

Lange galt die Sechsmonatsfrist als blosse Ordnungsvorschrift. Das hat sich verschärft: Nach neuerer Rechtsprechung endet die Amtsdauer des Verwaltungsrats mit Ablauf des sechsten Monats, wenn die Generalversammlung nicht rechtzeitig durchgeführt bzw. die Wahl nicht traktandiert wird – was zu einem Organisationsmangel führen kann. Die Frist hat also Biss.

Das GV-Protokoll: was beschlossen – und dokumentiert – wird

An der Generalversammlung werden die zentralen Beschlüsse zum Geschäftsjahr gefasst und im Protokoll festgehalten. Typischerweise gehören dazu:

• die Genehmigung der Jahresrechnung,
• die Verwendung des Bilanzgewinns (Gewinnverwendung) – inklusive einer allfälligen Dividende,
• die Décharge an Geschäftsführung bzw. Verwaltungsrat,
• Wahlen (z. B. Verwaltungsrat, Geschäftsführung, Revisionsstelle), sofern anstehend.

Das Protokoll ist die formelle Grundlage für alles, was danach kommt – auch steuerlich.

Dividende? Dann kommt die Verrechnungssteuer

Beschliesst deine AG oder GmbH eine Dividende, wird darauf die eidgenössische Verrechnungssteuer von 35 % fällig. Sie ist eine Selbstdeklarationssteuer: Du meldest sie unaufgefordert bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) – die AG mit Formular 103, die GmbH mit Formular 110 – und zwar innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit der Dividende, zusammen mit einer unterzeichneten Jahresrechnung. Ist im Protokoll kein Fälligkeitsdatum festgehalten, gilt das Datum der Generalversammlung.

(In Konzernverhältnissen kann unter Voraussetzungen statt der Zahlung das Meldeverfahren beantragt werden – das ist die Ausnahme, nicht die Regel.)

Wie Arcarius das abnimmt

Genau diese Formalitäten bereitet Arcarius direkt aus deiner Jahresrechnung vor:

GV-Protokoll. Im Reporting erstellt Arcarius ein vollständiges Generalversammlungsprotokoll – mit Traktandenliste, Konstituierung, Genehmigung der Jahresrechnung, Gewinnverwendung, Décharge und Wahlen. Die Beschlüsse leitet es aus deinem Abschluss ab. Du passt alle Texte frei an, das Layout deiner Jahresrechnung wird übernommen, und du lädst das Protokoll als separates PDF herunter.

VST-Deklaration. Beschliesst du dabei eine Dividende, erkennt Arcarius die Verrechnungssteuer-Pflicht automatisch und legt dir eine vorbereitete Deklaration im Aufbau des offiziellen Formulars 103/110 an – mit Unternehmensangaben, Beteiligungsrechten, Brutto-Dividende, den 35 % sowie den relevanten Daten und Fristen, übernommen aus deiner Buchhaltung. Du prüfst, passt bei Bedarf an und lädst das PDF herunter.

Wichtig: Die VST-Deklaration ist eine Vorbereitung. Das Einreichen und die Zahlung der Verrechnungssteuer nimmst du weiterhin selbst bei der ESTV vor – Arcarius stellt nur alle Angaben formularnah und prüfbereit zusammen.

Warum das zählt

Unter Termindruck sind es oft genau diese letzten Schritte, die liegen bleiben – obwohl sie schnell erledigt wären, wenn die Grundlagen stimmen. Indem Protokoll und Deklaration direkt aus dem Abschluss entstehen, fällt die letzte Hürde vor der Frist weg. Den Rest – prüfen, unterschreiben, einreichen – behältst du in der Hand.

Weiterlesen: GV-Protokoll im Reporting · VST-Deklaration (Formular 103/110) · Reporting – Überblick und Umfang