Externe einladen: Mandanten & Revisoren

Manchmal soll jemand ausserhalb deiner Organisation Zugriff auf ein einzelnes Unternehmen bekommen – dein Kunde, der selbst Belege liefert, oder ein Revisor, der prüft. Genau dafür gibt es Externe. Sie werden nicht Mitglied deiner Organisation, sehen nur die ihnen zugewiesenen Unternehmen und haben keinen Einblick in deine Organisation.

Wer darf das? Externe einladen und verwalten können Inhaber und Administratoren.

Wann lade ich wen ein?

Rolle	Für wen	Was sie darf
Mandant	Dein Kunde selbst	Arbeitet in eigenen Chats mit Arcarius, lädt dort Dokumente hoch und verwaltet eigene Geplante Aufgaben.
Revisor	Prüfer / Revisionsstelle	Analysiert die Buchhaltung mit Arcarius und liest finalisierte Reports, MWST-Abstimmungen und Mandatsdaten.

Externen einladen

1. Öffne Einstellungen → Organisation → Externe.
2. Klicke auf Externen einladen.
3. Gib die E-Mail-Adresse ein, wähle die Rolle (Mandant oder Revisor) und die Unternehmen, auf die der Zugriff gelten soll (mehrere möglich).
4. Klicke auf Einladung senden. Die Person erhält Zugriff auf die ausgewählten Unternehmen – mit eingeschränkten Rechten und ohne Einblick in deine Organisation.

Was Externe sehen – und was nicht

Mandanten und Revisoren sehen ausschliesslich die Unternehmen, denen sie zugewiesen wurden. In jedem dieser Unternehmen können sie einen eigenen Chat mit Arcarius starten und ihre selbst erstellten Chats im Chatverlauf wieder öffnen. Im Chat kann Arcarius die Buchhaltungs- und Unternehmensdaten des jeweiligen Unternehmens lesen, analysieren und verständlich erklären. Externe können dort auch eigene Dokumente hochladen.

Externe sehen nicht:

• Chats von Mitarbeitenden oder anderen Externen
• bestehende oder neue Projekte, Projekt-Chats, Projektdateien und Projekt-Memory
• Company Memory, Anweisungen, internes Firmenwissen oder Prompt-Vorlagen
• Unternehmens- und Organisationseinstellungen
• Mitglieder, Rollen, Guthaben oder Kosten der Organisation
• andere Unternehmen deiner Organisation

Die eigenen Chats eines Externen sind persönlich: Auch Mitarbeitende deiner Organisation sehen diese Chats nicht im Chatverlauf.

Mandant

Ein Mandant sieht Neuer Chat, Chatverlauf und Geplante Aufgaben. Er kann eigene Geplante Aufgaben erstellen und verwalten, sieht aber keine Aufgaben deiner Mitarbeitenden oder anderer Externer. Einen direkten Zugang zum Reporting, zur MWST-Abstimmung, zu den Mandatsdaten oder zum Abschluss-Agenten hat er nicht. Auswertungen und Buchhaltungsfragen kann er Arcarius in seinem eigenen Chat stellen.

Revisor

Ein Revisor sieht Neuer Chat, Chatverlauf, Reporting und die schreibgeschützten Mandatsdaten. Ist die MWST-Abstimmung für deine Organisation aktiviert, sieht er zusätzlich finalisierte MWST-Abstimmungen. Im Reporting kann er ausschliesslich finalisierte Reports und die dazugehörigen Dokumente lesen; Entwürfe und laufende Reports bleiben verborgen.

In den Mandatsdaten findet der Revisor die für seine Prüfung relevanten Grundlagen an einem Ort: Firmenstammdaten, Rechnungslegung, Geschäftsjahr, Konten-Mapping sowie vorhandene MWST-Angaben und Steuersätze. Er kann diese Angaben nicht verändern. Der Abschluss-Agent und dessen Arbeitsbereich sind für Externe nicht zugänglich.

Beide Rollen können ihr persönliches Profil, ihre Benachrichtigungen und ihre eigenen persönlichen Integrationen verwalten. Einstellungen und Integrationen des Unternehmens bleiben für sie verborgen.

Zugriff zurückziehen

Öffne Einstellungen → Organisation → Externe und wähle bei der Person Zugriff entziehen. Eine noch nicht angenommene Einladung kannst du unter den ausstehenden Einladungen zurückziehen.

Häufige Fragen

Braucht ein Externer einen Arcarius-Account? Er nimmt die Einladung per E-Mail an und arbeitet danach in seinem eigenen Zugang – ganz ohne Mitgliedschaft in deiner Organisation.

Kostet ein externer Zugriff etwas? Nein, es gibt keine zusätzlichen User-Gebühren.

Sieht ein Mandant die Daten anderer Kunden? Nein. Externe sehen ausschliesslich die ihnen zugewiesenen Unternehmen.

Sieht ein Externer bereits vorhandene Chats? Nein. Er sieht nur Chats, die er selbst erstellt hat. Chats deiner Mitarbeitenden und anderer Externer bleiben verborgen.

Kann ein Externer Projekte öffnen? Nein. Projekte und alle darin enthaltenen Chats, Dateien und Memory-Einträge stehen nur internen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Weiterlesen: Organisation, Teams & Rollen · Mitglieder & Zuweisungen verwalten.