Organisation, Teams & Rollen

In Arcarius arbeitest du in einer Organisation. Sie ist die Klammer über all deinen Unternehmen (Mandaten), deinen Teammitgliedern und deinem Guthaben. Deine Organisation wird automatisch erstellt, sobald du dein erstes Unternehmen anlegst – du musst dafür nichts einrichten.

Die wichtigsten Begriffe

• Organisation – dein Konto über allen Unternehmen. Sie bündelt Mitglieder, Rollen und Guthaben zentral.
• Unternehmen (Mandat) – ein einzelnes bexio-Mandat, das du in Arcarius bearbeitest. Eine Organisation kann beliebig viele Unternehmen enthalten.
• Mitglied – eine Person in deiner Organisation, also dein Team.
• Externe (Mandant/Revisor) – Personen ausserhalb deiner Organisation mit eingeschränktem Zugriff auf einzelne Unternehmen. Mehr dazu unter Externe einladen: Mandanten & Revisoren.

Zwei Ebenen von Rollen

Rollen gibt es auf zwei Ebenen – wie in einem Baukasten:

1. Organisations-Rollen gelten quer über deine ganze Organisation und steuern Billing, Onboarding und Verwaltung.
2. Rollen in den Unternehmen legen fest, in welchen Unternehmen ein Mitglied arbeitet. Sie werden über Zuweisungen vergeben.

Wichtig: Inhaber und Administratoren haben automatisch Zugriff auf alle Unternehmen der Organisation – unabhängig von Zuweisungen. Für alle anderen Mitglieder entscheidet die Zuweisung, welche Unternehmen sie sehen.

Organisations-Rollen

Die Rollen bauen aufeinander auf: Jede Rolle kann alles, was die darüberstehende kann – und zusätzlich das Genannte.

Rolle	Was sie zusätzlich kann
Mitglied	Arbeitet in den zugewiesenen Unternehmen – dort mit vollem Funktionsumfang.
Kosten-Einsicht	Wie Mitglied, zusätzlich das Credit-Reporting der zugewiesenen Unternehmen.
Onboarding-Admin	Neue Unternehmen anlegen und Mitglieder den Unternehmen zuweisen.
Billing-Admin	Guthaben kaufen sowie Zahlungsmethode und Limits verwalten.
Administrator	Mitglieder und Rollen verwalten, Organisationseinstellungen, Zugriff auf alle Unternehmen.
Inhaber	Volle Kontrolle über die Organisation, inklusive Rollen vergeben und Organisation löschen.

Der primäre Inhaber ist die Person, die die Organisation erstellt hat. Diese Rolle ist fix und kann nicht vergeben werden.

Rollen in den Unternehmen

Innerhalb eines Unternehmens gibt es zwei Rollen. Standardmässig arbeiten beide mit vollen Mandatsrechten – die Unterscheidung dient der Verantwortung im Mandat.

Rolle	Bedeutung
Mandatsleiter	Trägt die Verantwortung für das Mandat; behält immer volle Rechte.
Sachbearbeiter	Arbeitet im Mandat mit.

Wer welchem Unternehmen zugewiesen wird, steuerst du unter Zuweisungen (siehe Mitglieder & Zuweisungen verwalten). Was Sachbearbeiter dürfen, kannst du als Organisations-Admin unter Zusammenarbeit & Rechte feiner steuern.

Externe: Mandanten & Revisoren

Du kannst auch Personen ausserhalb deiner Organisation Zugriff auf einzelne Unternehmen geben – deinem Kunden (Mandant) oder einem Revisor. Sie werden nicht Mitglied deiner Organisation und sehen nur die ihnen zugewiesenen Unternehmen, mit eingeschränkten Rechten. Details: Externe einladen: Mandanten & Revisoren.

Wo du das verwaltest

Alles rund um deine Organisation findest du unter Einstellungen → Organisation:

• Allgemein – Name der Organisation.
• Mitglieder – Team einladen und Rollen vergeben.
• Zuweisungen – Mitglieder den Unternehmen zuweisen.
• Zusammenarbeit & Rechte – feinsteuern, was Sachbearbeiter dürfen.
• Externe – Mandanten und Revisoren einladen.
• Billing – Guthaben kaufen und Credit-Reporting einsehen.

Guthaben & Kosten

Das Guthaben (Credits) gilt für alle Mitglieder und alle Unternehmen deiner Organisation. Aufladen und Zahlungen verwalten können nur Billing-Admins; sie sehen auch Käufe und Guthaben. Mitglieder mit Kosten-Einsicht sehen das Credit-Reporting ihrer zugewiesenen Unternehmen. Mehr dazu: Credits: finden, aufladen und Verbrauch sehen.

Was kostet das?

Nichts extra. Wir begrenzen weder die Anzahl Mitglieder noch die Anzahl Unternehmen pro Organisation – es gibt keine User-Gebühren. Du zahlst nur für echten Verbrauch über Credits.

Aktuell bildet Arcarius alle Einzelunternehmen, Personengesellschaften sowie Kapitalgesellschaften ab, die nach Obligationenrecht in CHF bilanzieren.

Weiterlesen: Mitglieder & Zuweisungen verwalten · Zusammenarbeit & Rechte · Externe einladen: Mandanten & Revisoren · Credits: finden, aufladen und Verbrauch sehen.