Geplante Aufgaben: Aufgaben planen und automatisch ausführen

Was sind Geplante Aufgaben?

Mit Geplanten Aufgaben übernimmt Arcarius wiederkehrende Arbeiten für dich – automatisch und nach Zeitplan. Du beschreibst eine Aufgabe einmal; danach erledigt Arcarius sie von selbst und legt das Ergebnis direkt in deinen Chat.

Ein Beispiel: Jeden Montagmorgen liegt automatisch eine aktuelle Liste der überfälligen Debitoren in deinem Chat – geprüft, priorisiert und bereit zum Nachfassen. Ohne dass du daran denken oder etwas anstossen musst.

So ersetzt du das immer gleiche manuelle Nachfragen im One-on-One und vergisst keine wiederkehrende Kontrolle mehr. Typische Aufgaben, die sich automatisieren lassen:

• fehlende Belege identifizieren und als Excel-Liste aufbereiten
• falsch kontierte Buchungen erkennen und Umbuchungsvorschläge vorbereiten
• überfällige Debitoren überwachen und priorisieren
• KPIs berechnen, Veränderungen erklären und ein Management-Update erstellen
• Wochenüberblicke mit offenen Debitoren, fälligen Kreditoren und Liquidität vorbereiten
• E-Mails oder Rückfragen an Kunden bzw. Mandanten vorbereiten
• wiederkehrende Reports, Excel-, Word- oder PDF-Dateien erstellen

Eine grosse Auswahl an Vorlagen findest du direkt im Modul.

Wie funktionieren Geplante Aufgaben?

Du findest Geplante Aufgaben im Bereich Agent der Seitenleiste unter Geplant. Je nach freigeschalteten Funktionen stehen davor Neue Anfrage, Chats & Aufgaben und Projekte.

• Zeitplan von stündlich bis jährlich – oder einmalig. Wähle „Jede Stunde“, „Jeden Tag“, „Jede Woche“, „Jeden Monat“, „Quartal“, „Halbjahr“, „Jahr“ oder Einmalig. Für Sonderfälle gibt es die Benutzerdefinierte Wiederholung, und eine geplante Aufgabe kann mehrere Zeitpläne haben. Alle Zeiten laufen in Zürcher Zeit.
• Ergebnis direkt im Chat. Jeder Lauf startet im Hintergrund und streamt live in den Chat – Antworten, Tabellen und Dateien bleiben an einem Ort, auch wenn du gerade nicht eingeloggt bist.
• Nutzt gespeicherten Kontext. Je nach verfügbarer Funktion verwendet die Geplante Aufgabe ihren eigenen Gelernten Kontext oder das Memory des Unternehmens beziehungsweise Projekts. Die sichtbaren Einträge kannst du im jeweiligen Bereich prüfen und verwalten.

Geplante Aufgabe erstellen

Über Neue geplante Aufgabe hast du drei Wege:

1. Vorlage – wähle aus den Vorschlägen (Buchhaltung, Mandanten, Controlling …). Das Formular ist vorbefüllt, du passt es nur noch an.
2. Manuell erstellen – fülle die Felder selbst aus.
3. Mit Arcarius erstellen – beschreibe im Chat, was du brauchst. Arcarius erklärt kurz, wie Geplante Aufgaben funktionieren, stellt ein paar Fragen und schlägt dir eine fertige geplante Aufgabe vor, die du mit einem Klick bestätigst.

Tipp: Du kannst eine Aufgabe auch direkt aus einem Chat-Ergebnis heraus über Als geplante Aufgabe einrichten übernehmen.

Die Felder im Formular:

• Name – gib einen Namen an.
• Prompt – erkläre Arcarius die Aufgabe (siehe Tipps).
• Trigger – wann und wie oft ausgeführt wird (bis stündlich, einmalig oder benutzerdefiniert).
• Anhänge (optional) – z. B. eine Excel-Vorlage, die Arcarius ausfüllen soll.
• Memory (optional) – zusätzliche Hinweise für diese geplante Aufgabe.
• Benachrichtigungen (optional) – siehe unten.

Geplante Aufgaben verwalten

Im Modul siehst du alle geplanten Aufgaben mit Status, Rhythmus und nächster Ausführung sowie Kacheln wie Aktive Geplante Aufgaben, Nächste Ausführung und Läufe insgesamt.

• Jetzt ausführen – starte einen Lauf sofort, ohne den Zeitplan abzuwarten.
• Pausieren / Aktivieren – über den Schalter (Aktiv/Pausiert).
• Bearbeiten oder Löschen – beim Löschen bleibt der bisherige Ausführungsverlauf erhalten.
• Ausführungsverlauf – ein eigener Tab mit Status, Dauer und Benachrichtigung je Lauf.

Ändern, pausieren, aktivieren oder löschen kannst du eine geplante Aufgabe auch direkt im Chat mit Arcarius – er zeigt dir vorab eine Zusammenfassung zum Bestätigen.

Benachrichtigungen

Aktiviere Mail nach Abschluss, damit ausgewählte Mitglieder nach jedem Lauf eine E-Mail erhalten. Beim Mailinhalt wählst du zwischen Nur Abschlussinfo und Abschlussinfo + Agent-Antwort + Anhänge.

Wer darf Geplante Aufgaben verwalten?

Geplante Aufgaben erstellen und verwalten können Mitglieder mit dem Recht Geplante Aufgaben verwalten. Als Organisations-Admin steuerst du unter Zusammenarbeit & Rechte, ob Sachbearbeiter das dürfen. Externe Mandanten können ausschliesslich eigene geplante Aufgaben anlegen und sehen. Mehr zu Rollen: Organisation, Teams & Rollen.

Organisationsweite Geplante Aufgaben

Organisationsweite Geplante Aufgaben sind eine Funktion von Arcarius Plus. Verwaltest du mehrere Unternehmen in einer Organisation, kannst du eine geplante Aufgabe einmal zentral anlegen und automatisch auf mehrere Unternehmen ausrollen – so läuft z. B. dieselbe monatliche Kontrolle über alle Mandate, ohne dass du sie in jedem Unternehmen einzeln einrichtest. Diese Verwaltung findest du als Organisations-Admin im organisationsweiten Bereich für Geplante Aufgaben.

• Geltungsbereich wählen: Alle Unternehmen (bezieht neu erstellte Unternehmen automatisch ein) oder Ausgewählte Unternehmen.
• Zentral verwaltet: In den einzelnen Unternehmen erscheinen diese geplanten Aufgaben als von der Organisation verwaltet und sind dort nur lesbar – Definition, Rhythmus, Anhänge und Benachrichtigungen pflegst du zentral.
• E-Mail-Zusammenfassung: Optional erhält pro Ausführung eine kompakte Zusammenfassung – mit Links zu den jeweiligen Chats – an Organisation-Inhaber, Administratoren oder Mandatsleitungen. Jede Person bekommt pro Ausführungswelle höchstens eine E-Mail.

Hinweis: Für organisationsweite Geplante Aufgaben ist die einmalige Ausführung derzeit nicht verfügbar.

Auch mit Plus wird jeder tatsächliche Agent-Lauf weiterhin über Credits abgerechnet. Plus bezahlt die zentrale Plattform-Funktion, nicht die KI-Ausführung. Wird Plus ausgesetzt oder beendet, pausieren organisationsweite Geplante Aufgaben; ihre Definitionen und bisherigen Läufe bleiben erhalten.

Mehr zu Rollen und Organisation: Organisation, Teams & Rollen.

Geplante Aufgaben einem Projekt zuordnen

Du kannst eine Geplante Aufgabe einem aktiven Projekt zuordnen. Neue Ausführungen verwenden dann das Wissen und Project Memory dieses Projekts. Bereits abgeschlossene Ausführungen behalten ihren ursprünglichen Kontext.

Beim Archivieren eines Projekts pausiert Arcarius dessen aktive Geplante Aufgaben. Beim Wiederherstellen des Projekts werden die Aufgaben nicht automatisch wieder aktiviert. Du entscheidest bewusst, welche Aufgaben erneut laufen sollen.

Organisationsweit verwaltete Geplante Aufgaben können keinem einzelnen Unternehmensprojekt zugeordnet werden.

Mehr dazu: Geplante Aufgaben einem Projekt zuordnen.

Tipps

• Wenn du Dokumente in einem bestimmten Format oder mit bestimmtem Inhalt willst, füge einen Anhang bei und bitte Arcarius, diese Vorlage auszufüllen.
• Für einen guten Prompt stell dir vor, Arcarius ist Profi auf seinem Gebiet, aber neu in deinem Unternehmen: gib eine klare Anweisung, was zu tun ist, was bei euch ggf. „besonders“ ist und wie das Ergebnis aussehen soll. Grenze die Aufgabe ein, beispielsweise auf bestimmte Konten und Zeiträume.
• Lege für jede Aufgabe eine eigene geplante Aufgabe an und vermeide es, Themen zu vermischen.

Beispiel für einen guten Prompt:

„Prüfe den üblichen betrieblichen Aufwand (Konten 6*) des letzten Monats auf Rechnungen, die möglicherweise aktiviert werden sollten. Berücksichtige dabei Transaktionen mit einem Betrag ab CHF 1’000 und bereite mir die Umbuchung dieser per Transaktionsdatum zur Verbuchung auf das geeignete Anlagevermögenskonto vor.“