Zurück zur Wissensdatenbank Automations

Automations: Regelmässige Aufgaben anlegen

Wozu Automations gut sind und wie du sie anlegst.

Was sind Automations?

Automations ermöglichen es, wiederkehrende Accounting- und Finance-Aufgaben automatisch durch Arcarius ausführen zu lassen.

Anstatt dieselbe Aufgabe regelmässig manuell im One-on-One anzustossen, legst du einen Auftrag einmal an und lässt Arcarius ihn täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich ausführen. Jeder Lauf landet direkt im Chat. Antworten, Tabellen, Dateien und Folgefragen bleiben übersichtlich an einem Ort.

Automations eignen sich besonders für Aufgaben, die regelmässig anfallen, wie beispielsweise:

  • fehlende Belege identifizieren und als Excel-Liste aufbereiten
  • falsch kontierte Buchungen erkennen und Umbuchungsvorschläge vorbereiten
  • überfällige Debitoren überwachen und eine priorisierte Liste erstellen
  • KPIs berechnen, Veränderungen erklären und ein Management-Update erstellen
  • Wochenüberblicke mit offenen Debitoren, fälligen Kreditoren und Liquidität vorbereiten
  • E-Mails oder Rückfragen an Kunden bzw. Mandanten vorbereiten
  • wiederkehrende Reports, Excel-Dateien, Word-Dokumente oder PDFs erstellen

Du findest eine grosse Auswahl an Vorlagen direkt im Automation-Modul!

Wie funktionieren Automations?

Du findest Automations als Modul links in der Leiste, direkt unter One-on-One.

Wähle entweder eine der zahlreichen Vorlagen aus oder erstelle eine Automation über “Neu”. Dann wirst du aufgefordert, die folgenden Felder auszufüllen:

  1. Automation-Name: Gib einen Namen an
  2. Trigger: Wähle aus, wann und wie oft die Aufgabe ausgeführt werden soll
  3. Anhänge (optional): Lade relevante Anhänge hoch (bspw., wenn Arcarius dir eine Excel-Datei ausfüllen oder ein Dokument in einem bestimmten Stil erstellen soll)
  4. Prompt: Erkläre Arcarius die Aufgabe
  5. Benachrichtigungen (optional): Wähle aus, ob du und bei Bedarf weitere Teammitglieder nach jeder Ausführung per E-Mail benachrichtigt werden sollen
  6. Memory (optional): Memory dient dazu, bestehenden Automations zusätzliche Hinweise mitzugeben

Arcarius führt dann zu dem ausgewählten Zeitpunkt deine Aufgabe aus und informiert dich, wenn du möchtest, nach Abschluss per E-Mail.

Tipps

  • Wenn du Dokumente in einem bestimmten Format oder mit einem bestimmten Inhalt erstellen lassen möchtest, ist es hilfreich, Arcarius einen Anhang beizufügen und ihn zu bitten, diese Vorlage auszufüllen.
  • Für einen guten Prompt stelle dir vor, Arcarius ist Profi aus seinem Gebiet, aber neu in deinem Unternehmen. Das heisst, gib ihm eine klare Anweisung, was zu tun ist, was bei euch ggf. “besonders” ist und wie das Ergebnis aussehen soll. Ausserdem solltest du die Aufgabe eingrenzen, beispielsweise auf bestimmte Konten und Zeitrahmen.
  • Lege für jede Aufgabe eine eigene Automation an und vermeide es, Themen zu vermischen.

Beispiel für einen guten Prompt:

“Prüfe den üblichen betrieblichen Aufwand (Konten 6*) des letzten Monats auf Rechnungen, die möglicherweise aktiviert werden sollten. Berücksichtige dabei Transaktionen mit einem Betrag ab CHF 1’000 und bereite mir die Umbuchung dieser per Transaktionsdatum zur Verbuchung auf das geeignete Anlagevermögenskonto vor.

Demo