Closing-Agent: So arbeitest du einen Abschluss ab

Diese Anleitung führt dich einmal durch einen kompletten Abschluss – vom Start bis zum bereitgestellten Dossier. Den Überblick über Phasen und Bereiche findest du unter Überblick und Umfang.

1. Abschluss starten

Öffne den Closing-Agent und klicke auf Neuer Abschluss. Im Dialog wählst du:

• die Abschlussart – Monats-, Quartals-, Halbjahres- oder Jahresabschluss,
• den Abschlussstichtag und die Periode,
• optional eine Vergleichsperiode (Vorperiode oder gleiche Periode im Vorjahr).

Pro Abschlussart und Periode gibt es genau einen Lauf. (Vor deinem allerersten Lauf bestätigst du einmalig die Konfiguration.)

2. Einen Bereich abarbeiten

Arcarius teilt den Abschluss in Bereiche auf. Öffne einen Bereich – zuerst klärst du seine Konten. Pro Konto wählst du zum Beispiel:

• Dokument hochladen (etwa Kontoauszug oder Saldobestätigung),
• Saldo manuell eingeben,
• Plausibilität prüfen lassen durch Arcarius,
• oder das Konto nicht berücksichtigen.

Sind die Konten geklärt, startet Arcarius den Bereich: Er gleicht ab, prüft und bereitet – wo nötig – Korrekturbuchungen vor. Im Chat des Bereichs kannst du jederzeit Rückfragen stellen oder Belege nachreichen.

3. Buchungen freigeben

Vorbereitete Buchungen findest du im Bereich unter Buchungen (mit Status Vorschlag, Vorbereitet oder Verbucht). Prüfe sie und klicke Freigeben – erst dann werden sie nach bexio (bzw. Run My Accounts) übertragen. Passt etwas nicht? Verwerfen – oder, falls schon verbucht, Stornieren.

4. Bereich als erledigt markieren

Wenn ein Bereich für dich stimmt, klicke Als erledigt markieren. Arcarius selbst setzt einen Bereich nie auf „erledigt“, sondern nur auf „Zu prüfen“ – die Entscheidung liegt bei dir. Einen bereits erledigten Bereich kannst du über Bearbeitung fortsetzen wieder öffnen.

5. Phase abschliessen

Sind alle erforderlichen Arbeiten einer Phase erledigt, schliesst du sie ab (z. B. Vorbereitung abschliessen). Das sind je nach Phase Bereiche, Themen oder ein geprüftes Phasenergebnis. Nach Vorbereitung und Durchführung folgt eine kurze Datenaktualisierung – du lädst das Hauptbuch bzw. Hauptbuch und Nebenbücher neu, damit die nächste Phase auf dem aktuellen Stand startet.

6. Durch die weiteren Phasen

• Durchführung: die eigentlichen Abschlussbuchungen (Bewertungen, Abgrenzungen, Abschreibungen …) – nach demselben Prinzip: vorbereiten, freigeben, erledigen.
• Nachbearbeitung: Erfasse offene Punkte über Neues Thema erstellen – Titel, ein kurzer Auftrag an Arcarius und optional Dokumente. Arcarius beginnt automatisch. Zum Schluss berechnet Arcarius die finale Steuerrückstellung.
• Eigenkapitalabschluss: Ihr entscheidet die Gewinnverwendung (Dividende, Reserven oder Vortrag); Arcarius schlägt die gesetzliche Reservezuweisung vor und bereitet die Buchungen vor.
• Dokumentation: Wähle die Arcarius-Standard-Dokumentation oder lade eine eigene Dokumentationsdatei hoch. Arcarius erstellt dein Abschluss-Dossier (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang und Abstimmungs-Dossier).

7. Abschluss bereitstellen

Lade die Dokumente herunter und klicke Abschluss bereitstellen – der Lauf gilt damit als abgeschlossen und wandert in der Übersicht zu „Abgeschlossen“.

Weiterlesen: Überblick und Umfang · Rechte, Freigaben und Übergabe · Einstellungen und häufige Fragen.