Abschluss-Agent: So arbeitest du einen Abschluss ab

Diese Anleitung führt dich einmal durch einen kompletten Abschluss – vom Start bis zur bereitgestellten Excel-Arbeitsmappe. Den Überblick über Phasen und Bereiche findest du unter Überblick und Umfang.

1. Datenstand prüfen

Bevor du einen neuen Abschluss erstellst, fragt Arcarius, ob du heute noch relevante Buchungen in deinem Buchhaltungssystem vorgenommen hast. Wenn ja, wähle Ja – heute Buchungen vorgenommen und danach Transaktionen neu laden. Starte den Abschluss erst, wenn die Aktualisierung abgeschlossen ist. Wenn heute nichts Relevantes gebucht wurde, sind die Daten aus der nächtlichen Synchronisierung aktuell.

2. Abschluss starten

Öffne den Abschluss-Agent und klicke auf Neuer Abschluss. Im Dialog wählst du:

• den Jahresabschluss für das gewählte Geschäftsjahr,
• den Abschlussstichtag und die Periode,
• optional eine Vergleichsperiode (Vorperiode oder gleiche Periode im Vorjahr).

Pro Abschlussart und Periode gibt es genau einen Lauf.

3. Einen Bereich abarbeiten

Arcarius teilt den Abschluss in Bereiche auf. Öffne einen Bereich – zuerst klärst du seine Konten. Pro Konto wählst du zum Beispiel:

• Dokument hochladen (etwa Kontoauszug oder Saldobestätigung),
• Saldo manuell eingeben,
• Plausibilität prüfen lassen durch Arcarius,
• oder das Konto nicht berücksichtigen.

Sind die Konten geklärt, startet Arcarius den Bereich: Er gleicht ab, prüft und bereitet – wo nötig – Korrekturbuchungen vor. Im Chat des Bereichs kannst du jederzeit Rückfragen stellen oder Belege nachreichen.

4. Buchungen freigeben

Vorbereitete Buchungen findest du im Bereich unter Buchungen (mit Status Vorschlag, Vorbereitet oder Verbucht). Prüfe sie und klicke Freigeben – erst dann werden sie nach bexio (bzw. Run My Accounts) übertragen. Passt etwas nicht? Verwerfen – oder, falls schon verbucht, Stornieren.

5. Bereich als erledigt markieren

Wenn ein Bereich für dich stimmt, klicke Als erledigt markieren. Arcarius selbst setzt einen Bereich nie auf „erledigt“, sondern nur auf „Zu prüfen“ – die Entscheidung liegt bei dir. Einen bereits erledigten Bereich kannst du über Bearbeitung fortsetzen wieder öffnen.

6. Phase abschliessen

Sind alle erforderlichen Arbeiten einer Phase erledigt, schliesst du sie ab (z. B. Vorbereitung abschliessen). Das sind je nach Phase Bereiche, Themen oder ein geprüftes Phasenergebnis. Nach Vorbereitung und Durchführung folgt eine kurze Datenaktualisierung – du lädst das Hauptbuch bzw. Hauptbuch und Nebenbücher neu, damit die nächste Phase auf dem aktuellen Stand startet.

Wichtig: Sobald du eine Phase abschliesst und in die nächste wechselst, kannst du die abgeschlossene Phase weiterhin ansehen, aber nicht erneut öffnen oder bearbeiten. Prüfe deshalb vor dem Abschluss einer Phase, ob alle Ergebnisse und offenen Punkte stimmen.

7. Durch die weiteren Phasen

• Durchführung: die eigentlichen Abschlussbuchungen (Bewertungen, Abgrenzungen, Abschreibungen …) – nach demselben Prinzip: vorbereiten, freigeben, erledigen.
• Nachbearbeitung: Gehe mit den Ergebnissen aus Vorbereitung und Durchführung ins Kundengespräch. Offene Themen, die sich daraus ergeben, übergibst du anschliessend über Neues Thema erstellen an Arcarius – mit einem Titel, einem kurzen Auftrag und optionalen Dokumenten. Arcarius beginnt automatisch. Zum Schluss berechnet Arcarius die finale Steuerrückstellung.
• Eigenkapitalabschluss: Ihr entscheidet die Gewinnverwendung (Dividende, Reserven oder Vortrag); Arcarius schlägt die gesetzliche Reservezuweisung vor und bereitet die Buchungen vor.
• Dokumentation: Wähle die Arcarius-Standard-Dokumentation oder lade eine eigene Dokumentationsdatei hoch. Arcarius erstellt daraus eine Excel-Arbeitsmappe, in der die Abschlussarbeiten, Abstimmungen, Nachweise, Buchungen und offenen Punkte nachvollziehbar festgehalten sind.

8. Abschluss bereitstellen

Lade die fertige Abschlussdokumentation herunter, prüfe sie und klicke Abschluss bereitstellen – der Lauf gilt damit als abgeschlossen und wandert in der Übersicht zu „Abgeschlossen“.

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