Closing-Agent: Überblick und Umfang

Der Closing-Agent begleitet dich Schritt für Schritt durch deinen Abschluss – vom Monats- bis zum Jahresabschluss. Er liest deine Buchhaltung aus bexio (oder Run My Accounts), prüft sie Bereich für Bereich gegen deine Belege und bereitet die nötigen Buchungen vor. Du schaust drüber, gibst frei – am Ende erhältst du dein fertiges Abschluss-Dossier. So wird aus einer Arbeit, die sonst Tage dauern kann, ein begleiteter Ablauf.

Der Closing-Agent ist neu und wird laufend weiterentwickelt – dein Feedback ist ausdrücklich willkommen.

Was der Closing-Agent für dich übernimmt

• Er gleicht deine Salden mit den Belegen ab (zum Beispiel die Bankkonten mit den Kontoauszügen) und zeigt dir, wo alles stimmt und wo es Differenzen gibt.
• Er führt Plausibilitätsprüfungen durch und erkennt, wo etwas fehlt oder nicht aufgeht.
• Er bereitet Korrekturbuchungen vor, die du mit einem Klick freigibst.
• Er erklärt jeden Schritt in verständlicher Sprache – du musst keine Abschlussexpertin oder kein Abschlussexperte sein, um zu verstehen, was passiert und warum.

Wichtig: Der Closing-Agent arbeitet für dich, nicht statt dir. Keine Buchung landet ohne deine Freigabe in bexio, und kein Bereich oder Thema gilt als erledigt, bevor du es freigegeben hast.

Die Phasen deines Abschlusses

Der Abschluss läuft in aufeinanderfolgenden Phasen ab:

1. Vorbereitung – Arcarius nimmt sich jeden Bereich einzeln vor: Du lädst die passenden Belege hoch oder bestätigst einen Saldo, Arcarius gleicht ab, prüft und bereitet – wo nötig – erste Korrekturbuchungen vor. Ziel: Am Ende sind alle Konten abgestimmt und sauber aufbereitet.
2. Durchführung – Jetzt entstehen die eigentlichen Abschlussbuchungen: zum Beispiel Fremdwährungsbewertungen, Abgrenzungen, Zinsen, Wertberichtigungen oder Abschreibungen.
3. Nachbearbeitung – Raum für das, was nach dem Abschlussgespräch kommt: Du erfasst offene Themen, Arcarius arbeitet sie ab, und zum Schluss wird die finale Steuerrückstellung berechnet.
4. Eigenkapitalabschluss – Arcarius geht das Eigenkapital mit dir durch, schlägt die gesetzliche Reservezuweisung vor und erarbeitet mit dir die Gewinnverwendung (Dividende, Reserven oder Vortrag auf neue Rechnung).
5. Dokumentation – Zum Schluss stellt Arcarius dein Abschluss-Dossier zusammen (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang und Abstimmungs-Dossier). Du lädst die Dokumente herunter und stellst den Abschluss bereit.

Wie du eine Phase praktisch durchläufst, steht in So arbeitest du einen Abschluss ab.

Bereiche statt langer Kontolisten

Damit der Abschluss übersichtlich bleibt, teilt Arcarius deine Konten in Bereiche auf (zum Beispiel „Liquide Mittel“, „Debitoren“, „Sachanlagen“). Jeder Bereich hat seinen eigenen Chat, in dem du die passenden Belege hochlädst und Arcarius gezielt prüft. Bereiche, die für dein Unternehmen nicht relevant sind, kannst du einfach ausschliessen.

Die Bereiche im Überblick:

• Aktiven: Liquide Mittel · kurzfristig gehaltene Aktiven mit Börsenkurs (Wertschriften) · Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) · verzinsliche und übrige Forderungen · Vorräte und nicht fakturierte Dienstleistungen · Finanzanlagen · Beteiligungen · Sachanlagen und immaterielle Werte
• Passiven: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren) · verzinsliche und übrige Verbindlichkeiten · Rückstellungen
• Eigenkapital: Aktien- bzw. Stammkapital · Kapitalreserven · Gewinnreserven und Gewinnvortrag · Eigenkapital bei Einzelunternehmen
• Überschneidende Themen: Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber staatlichen Stellen (zum Beispiel MWST) · Vorsorgeeinrichtungen und Sozialversicherungen · aktive und passive Rechnungsabgrenzungen · Steuerrückstellung
• Erfolgsrechnung

Du behältst die Kontrolle

• Keine Buchung ohne deine Freigabe: Arcarius bereitet Buchungen nur vor. Übertragen werden sie nach bexio erst, wenn du sie freigibst.
• Du gibst Bereiche und Themen frei: Arcarius setzt sie nie selbst auf „erledigt“, sondern nur auf „Zu prüfen“. Du markierst sie als erledigt. In Vorbereitung und Durchführung müssen alle Bereiche erledigt sein; in der Nachbearbeitung alle Themen und die finale Steuerrückstellung.
• Freigaben sind geschützt: Bereiche oder Themen als erledigt markieren und Phasen abschliessen ist Personen mit der entsprechenden Berechtigung vorbehalten – mehr dazu unter Rechte, Freigaben und Übergabe.

Bevor du startest

Einmalig prüfst und bestätigst du die Closing-Agent-Konfiguration (Schwellenwerte, Konten, Buchungstexte und mehr) – erst dann kannst du deinen ersten Abschluss starten. Details unter Einstellungen und häufige Fragen.

Weiterlesen: So arbeitest du einen Abschluss ab · Rechte, Freigaben und Übergabe · Einstellungen und häufige Fragen.