Eigene Vorlagen erstellen und teilen

Was sind Vorlagen?

Vorlagen (Prompt-Vorlagen) sind vorbereitete Aufträge, die ihr für wiederkehrende Anliegen immer wieder verwendet – zum Beispiel ein regelmässiges CEO-Reporting mit Kennzahlen zu Cash-Flow, Kosten und Umsatz. Statt den Auftrag jedes Mal neu zu formulieren, wählt ihr einfach die passende Vorlage aus.

Es gibt zwei Arten: Standardvorlagen, die Arcarius mitliefert, und eigene Vorlagen, die ihr als Organisation selbst anlegt.

Wer kann eigene Vorlagen anlegen?

Eigene Vorlagen verwaltet, wer Admin eines Unternehmens ist (Organisations-Admin). Alle anderen Mitglieder nutzen die Vorlagen, legen aber selbst keine an. Mehr dazu: Organisation, Teams & Rollen.

Eigene Vorlage anlegen – Schritt für Schritt

1. Öffne als Admin die Prompt-Vorlagen und klicke auf Neue Vorlage.
2. Vergib einen Titel und – optional – eine Kurzbeschreibung (nur intern in der Übersicht sichtbar) sowie eine Kategorie (gruppiert die Vorlage später in der Auswahl).
3. Schreibe den finalen Prompt: genau den Text, der unverändert in den Auftrag übernommen wird. Formuliere ihn klar und auf das gewünschte Ergebnis ausgerichtet.
4. Speichere die Vorlage und schalte sie über Aktivieren scharf.

Erst wenn eine Vorlage aktiv ist, steht sie automatisch allen Mitgliedern der Unternehmen zur Verfügung, deren Admin du bist – so arbeitet ihr alle mit denselben, abgestimmten Vorlagen. Solange sie ein Entwurf ist, sieht sie niemand sonst.

Anhänge (z. B. eine Excel- oder Word-Vorlage)

Zu einer Vorlage kannst du Dateien anhängen – etwa eine Excel- oder Word-Vorlage, die Arcarius bei jeder Nutzung ausfüllt. Unterstützt sind PDF, Word, Excel/CSV und Bilder (max. 7 Dateien, je 50 MB).

So nutzt ihr die Vorlagen

• In One-on-One erscheinen aktive Vorlagen in der Auswahl im Bereich „Eigene“ – nach Kategorie gruppiert. Vorlage auswählen, bei Bedarf anpassen, absenden.
• Im Geplante Aufgaben-Modul stehen Vorlagen ebenfalls zur Verfügung, wenn du eine neue geplante Aufgabe anlegst – ideal, um eine wiederkehrende Auswertung in festem Rhythmus laufen zu lassen.

Tipps

• Besonders nützlich für wiederkehrende Auswertungen wie ein CEO- oder Management-Reporting (z. B. Cash-Flow, Kosten, Umsatz).
• Formuliere die Vorlage so, dass sie für alle passt, die damit arbeiten – klar, konkret, ergebnisorientiert.
• Nur auf Abruf nötig? Dann reicht One-on-One. Für einen festen Rhythmus kombiniere die Vorlage mit einer geplanten Aufgabe.

Weiterlesen: One-on-One: Funktionen · So arbeitest du mit Arcarius · Geplante Aufgaben: Regelmässige Aufgaben anlegen · Organisation, Teams & Rollen.