Mit Projekten arbeiten

Mit einem Projekt hältst du alles zusammen, was zu einem Vorgang gehört – zum Beispiel zu einem Jahresabschluss, einer Revision oder einer besonderen Kundenanfrage. So stehen wichtige Unterlagen und Hinweise in allen Chats des Projekts zur Verfügung.

Voraussetzung: Projekte gehören zu Arcarius Plus und stehen nur internen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Ein Projekt kann Chats, Dateien, Project Memory und projektbezogene Geplante Aufgaben enthalten.

Ein Projekt erstellen

1. Öffne Projekte.
2. Wähle Neues Projekt.
3. Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung.
4. Erstelle das Projekt.

Anschliessend kannst du direkt im Projekt einen neuen Chat starten, Dateien hochladen oder eine Geplante Aufgabe hinzufügen.

Einen Chat hinzufügen

Du kannst:

• einen neuen Chat direkt im Projekt starten; oder
• einen bestehenden One-on-One-Chat einem aktiven Projekt zuordnen.

Ein zugeordneter Chat bleibt erhalten, wenn du ihn später in ein anderes Projekt verschiebst oder wieder aus dem Projekt entfernst.

Wichtig: Wenn du einen bisher nicht geteilten Chat einem Projekt zuordnest, wird er für die internen Mitarbeitenden des Unternehmens sichtbar. Chats aus Geplanten Aufgaben oder geführten Prozessen können nicht nachträglich als Projekt-Chat hinzugefügt werden.

Dateien als Projektwissen hinzufügen

1. Öffne das Projekt und wähle Dateien.
2. Lade die gewünschten Arbeitsunterlagen hoch.
3. Warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Danach kann Arcarius die relevanten Inhalte in den Chats dieses Projekts berücksichtigen. Du kannst Dateien später herunterladen oder wieder entfernen. Entfernte Dateien werden für neue Projektanfragen nicht mehr verwendet.

Project Memory verwenden

Project Memory enthält hilfreiche Hinweise, die nur für dieses Projekt gelten. Allgemeine Hinweise aus dem Company Memory werden zusätzlich berücksichtigt. Neue projektspezifische Hinweise verändern das Company Memory nicht.

Memory ist kein vollständiger Verlauf aller Projekt-Chats. Es enthält ausgewählte Hinweise, die bei späteren Aufgaben hilfreich sein können.

Geplante Aufgaben im Projekt

Du kannst eine Geplante Aufgabe einem aktiven Projekt zuordnen. Neue Ausführungen verwenden dann das Projektwissen und Project Memory. Frühere Ausführungen behalten den Kontext, mit dem sie ursprünglich erstellt wurden.

Organisationsweit verwaltete Geplante Aufgaben können nicht einem einzelnen Unternehmensprojekt zugeordnet werden.

Wer sieht das Projekt?

Projekte gehören immer zu einem Unternehmen. Die internen Mitarbeitenden dieses Unternehmens können das Projekt, seine Projekt-Chats und sein Project Memory sehen. Mandanten und Revisoren erhalten dadurch keinen Zugriff.

Projekt archivieren

Archivieren eignet sich für abgeschlossene oder vorübergehend nicht benötigte Projekte. Dabei:

• bleiben Chats, Dateien und Memory erhalten;
• können keine neuen Chats oder Änderungen hinzugefügt werden;
• werden aktive projektbezogene Geplante Aufgaben pausiert;
• verfallen noch nicht bestätigte Vorschläge für projektbezogene Geplante Aufgaben.

Wichtig: Wenn du das Projekt wiederherstellst, starten pausierte Geplante Aufgaben nicht automatisch erneut. Prüfe jede Aufgabe und aktiviere nur die Aufgaben, die wieder laufen sollen.

Projekt endgültig löschen

Ein Projekt muss zuerst archiviert werden. Bevor du es endgültig löschen kannst:

• dürfen ihm keine offenen oder pausierten Geplanten Aufgaben mehr zugeordnet sein; und
• dürfen keine zugehörigen Ausführungen mehr in der Warteschlange stehen, laufen oder auf eine notwendige Eingabe warten.

Lösche oder verschiebe die betreffenden Aufgaben zuerst. Beim endgültigen Löschen werden Project Memory und Projektwissen entfernt. Die Chats bleiben erhalten und erscheinen danach ohne Projektzuordnung in der normalen Chatansicht.

Weiterlesen: Memory: Was sich Arcarius merkt · Geplante Aufgaben einem Projekt zuordnen · Chats finden und organisieren.