Unternehmenseinstellungen verwalten

In den Unternehmenseinstellungen verwaltest du die Grundlagen, mit denen Arcarius für ein einzelnes Unternehmen arbeitet. Du findest sie, indem du das Unternehmen öffnest und Einstellungen wählst. Alternativ öffnest du unter Einstellungen → Organisation → Unternehmen direkt die Einstellungen des gewünschten Unternehmens.

Bei bexio musst du diese Angaben normalerweise nicht von Hand erfassen. Beim Verbinden übernimmt Arcarius die verfügbaren Unternehmens- und Buchhaltungsdaten automatisch über die von dir bestätigte bexio-Verbindung. Prüfe die übernommenen Werte und passe nur an, was in Arcarius anders hinterlegt werden soll.

Allgemein: Stammdaten prüfen

Unter Allgemein findest du unter anderem:

• Firmenname und Logo,
• Rechtsform und UID,
• Adresse, Sitz, Branche und Unternehmenszweck.

Diese Angaben werden in verschiedenen Modulen weiterverwendet, zum Beispiel im Reporting. Halte sie deshalb aktuell. Änderungen in Arcarius ändern nicht automatisch die Stammdaten in deinem Buchhaltungssystem.

Arcarius: Kontext und Freigaben steuern

Wenn die betreffenden Funktionen für dein Unternehmen verfügbar sind, findest du unter Arcarius:

• Anweisungen für die Arbeitsweise von Arcarius,
• Company Memory mit längerfristig hilfreichem Kontext,
• Agent-Freigaben und Dauerfreigaben.

Diese Einstellungen verändern keine Buchhaltungsdaten. Sie steuern, welchen Kontext Arcarius verwendet und welche Aktionen bestätigt oder blockiert werden.

Buchhaltung: Grundlagen kontrollieren

Unter Buchhaltung prüfst du die Einstellungen, nach denen Arcarius deine Daten einordnet und auswertet:

• Rechnungslegungsstandard und Währung,
• Beginn und Ende des Geschäftsjahres,
• letzter abgeschlossener Bilanzstichtag,
• Buchhaltungsanbieter und Buchhaltungssprache,
• MWST-Methode,
• ob das Unternehmen ohne Nebenbücher arbeitet.

Bei einem verbundenen bexio-Unternehmen bestätigst du den Zugriff direkt in bexio. Du musst in Arcarius keinen bexio-API-Schlüssel eingeben. Falls eine Neuverbindung nötig wird, zeigt Arcarius einen entsprechenden Hinweis; die Schritte erklärt bexio verbinden und neu verbinden.

Bei Run My Accounts gehören der Mandantenname und der API-Schlüssel zur technischen Verbindung. Wie du sie einrichtest und erneuerst, steht unter Run My Accounts verbinden.

Änderst du Geschäftsjahr oder andere wesentliche Buchhaltungsgrundlagen, muss Arcarius die betroffenen Daten gegebenenfalls neu aufbauen. Warte auf den Abschluss der Aktualisierung, bevor du mit einem Modul weiterarbeitest.

Konten-Mapping prüfen

Im Konten-Mapping ordnest du die Konten aus deiner Buchhaltung den Bilanz- und Erfolgsrechnungspositionen von Arcarius zu.

1. Prüfe besonders Konten, die Arcarius als neu, geändert oder noch nicht zugeordnet markiert.
2. Passe eine Zuordnung an, wenn sie nicht zur gewünschten Darstellung passt.
3. Speichere die Änderungen und bestätige das Mapping als geprüft.
4. Warte, bis Arcarius die Buchhaltungsdaten mit den neuen Zuordnungen aktualisiert hat.

Solange das Mapping noch nicht bestätigt ist, führt Arcarius dich beim Öffnen der Fachmodule zuerst zu dieser Prüfung. Das verhindert, dass Auswertungen oder Abschlüsse auf ungeprüften Zuordnungen aufbauen.

Ändert sich dein Kontenplan später, kann Arcarius eine erneute Prüfung verlangen. Du musst deshalb nicht regelmässig das gesamte Mapping von vorne erstellen – konzentriere dich auf die markierten Änderungen.

MWST-Einstellungen bei Run My Accounts

Bei einem Unternehmen mit Run My Accounts erscheint zusätzlich ein eigener Bereich für das MWST-Mapping. Dort prüfst du, wie die RMA-Steuerschlüssel und MWST-Konten in Arcarius zugeordnet sind. Eine ausführliche Anleitung findest du unter Run My Accounts verbinden.

Wer darf was ändern?

Welche Rolle Stammdaten, Buchhaltungsangaben, MWST oder das Konten-Mapping bearbeiten darf, steuert deine Organisation unter Zusammenarbeit & Rechte. Ohne das entsprechende Recht kannst du die Angaben weiterhin ansehen, aber nicht verändern.

Mehr dazu: Zusammenarbeit & Rechte · Onboarding · Datenaktualität.